為提高辦學質量和工作效率，推進學校文書工作規(guī)范化、制度化、科學化，結合學校的實際，制定文書工作實施辦法。

文書工作是政務活動的重要方面，包括公文的撰擬、各類公文的處理、收發(fā)、會議記錄等工作。

一、公文處理

（一）公文處理指公文的撰擬、辦理、管理、整理（立卷）、歸檔等一系列銜接有序的工作。

（二）公文處理應當堅持實事求是、精簡高效的原則，做到及時、準確、安全。

（三）公文處理必須嚴格執(zhí)行國家保密法律、法規(guī)和其他有關規(guī)定，確保國家秘密的安全。

 (四）公文格式：公文一般由秘密等級和保密期限、緊密程度、發(fā)文機關標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等部分

（五）行文規(guī)則：

1.行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定，一般不得越級請示和報告。內設科室不得對外正式行文。請示必須一文一事，要明確提出需要解決的有關問題。請示、報告等上行文標注的簽發(fā)人必須是單位的主要負責人。

2.行文應當確有必要，注重效用。嚴格執(zhí)行《內蒙古自治區(qū)黨委、政府28項具體規(guī)定》中關于精簡規(guī)范文件簡報的要求，嚴格控制文件數量，努力提高文件質量。

    二、發(fā)文處理 

1.學校所發(fā)的各類文件，統(tǒng)一由辦公室起草打印，經核稿、呈批后，由文書負責印制、蓋章，最后由相關責任人按范圍要求發(fā)送。

2.以學校名義簽發(fā)的文件，都應由主要負責人簽發(fā)后，方可分發(fā)。

3.公文正式印制前，文書應當進行復核，重點是檢查簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。經復核需要對文稿進行實質性修改的，應按程序修改復核。

三、收文處理 

收到上級及有關部門的公文，由辦公室按下列程序處理：

1.登記。收到來文先行清點，無誤后，在《收文登記薄》上登記，然后填寫公文處理單，附來文批辦單送校長擬辦、批辦。 

2.擬辦、批辦。負責擬辦、批辦的領導在認真閱讀來文、熟悉公文內容和要求的基礎上，提出具體處理建議和傳閱范圍。 

3.傳閱。對批辦后需傳閱的公文，文秘人員按照批辦意見根據自上而下的原則送閱，傳閱文件時要避免公文橫傳。

4.查辦、催辦與反饋。校領導有批示批辦意見時，辦公室將原件復印交有關科室及個人。在辦理過程中，交辦人員要及時跟蹤催辦。辦結后，要及時向提出批示批辦意見的校領導反饋辦理情況。 

5.注結。對上級機關的來文，辦理到以下程度后，可以注結：①可一次辦結的公文有了具體結果；②需在一定時期內貫徹執(zhí)行的公文，已經研究提出了貫徹執(zhí)行意見，并通過一定的形式（行文、會議等）作了安排部署。無需提出具體貫徹意見的，已經將原文分送;③需閱知的公文，已經送所有應閱知的人員或單位閱知。注結后，按照公文管理制度，對所辦結的公文搞好分類整理，對號存放，以便于利用和查找。對需立卷和歸檔的，按照文書立卷歸檔制度進行整理歸檔。 

6.清退。一般公文管理實行月核對、季檢查、半年清退的辦法。密級較高或其它重要公文應在傳閱后及時清退。 

7.銷毀。文件的銷毀每年進行一次，由文書將待銷毀的文件登記造冊，經辦公室主任審核并批準后，進行集中銷毀。

四、會議記錄

會議記錄是把會議的基本情況、報告、發(fā)言、決議等內容記錄下來，為今后相關工作提供書面的依據。會議記錄是進一步研究工作，總結經驗，查閱核實的重要材料。會議記錄要求：

1.準確：要如實地記錄參會人員的發(fā)言，不論是詳細記錄，還是概要記錄，都必須忠實原意，不得添加記錄者的觀點、主張，不得斷章取義，尤其是會議決定，更不能有絲毫出入。

2.要點不漏:記錄的詳細與簡略，要根據情況決定。一般地說，決議、建議、問題和發(fā)言人的觀點、論據材料等要記得具體、詳細。一般情況的說明，可抓住要點，略記大概意思。

3.始終如一：始終如一是記錄者應有的態(tài)度。這是指記錄者從會議開始到會議結束都要認真負責地記。

4.記錄格式：會議記錄一般由會議名稱、時間、地點、參會人員、主持人、記錄人、會議內容等部分組成。凡是發(fā)言都要把發(fā)言人的名字寫在前。要先發(fā)言記錄于前，后發(fā)言記錄于后。記錄發(fā)言時要掌握發(fā)言的質量，重點要詳細，重復的可略記，但如果是決議、建議、問題或發(fā)言人的新觀點要記具體詳細。做會議記錄速度要快，要認真聽取別人的發(fā)言，同時根據會議的主旨選擇內容，記好要點。

本辦法自發(fā)布之日起施行。